【株式会社タカ建築】共有ミーティングが15分→5分に短縮！個人から組織へPDCAが回り出した成功事例

ーBOXJOB導入前、タスク管理や進捗管理においてどのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

高元社長： まずタスク管理という部分におきましては、経験の浅い1年目・2年目の社員が、打ち合わせをした後にどんなことをすればいいんだろうというのが、曖昧なままになっているところがありました。

その点が改善されたことで、打ち合わせをしたらこういうふうにまとめて、次の準備にはまずこういうことをしていくんだ、と分かるようになりました。準備に対して分からないことがあれば紐づいた教科書を見ながらできますし、準備物についてもチェックリストのようなものを活用しながらしっかり進められています。

ベテランに関しても、これまでは経験値の中でやっていたので、時にうっかり忘れているということがありましたが、それも減ってきました。

またスケジュール管理・進捗管理という点では、同席していない部下の状況はなかなか把握できていない部分がありました。それが、しっかり部下の進捗を見ていけることで、今順調に進んでいるなということが把握できるようになりました。

ー実際に、管理にかかる時間はどれくらい短縮されましたか？

高元社長： 部署によっても違うんですけれど、例えば10分15分かけていた共有・振り返りが5分で済んだり、もしくは5分どころか見るだけで進捗が分かるので、上長の時間だけで済むようになりました。

部下の側も、無駄な報告という言い方がいいかどうか分かりませんが、そういうところが軽減されたところはあるかなと思います。

日々の業務で言えばそれだけですが、積み重ねると月に20日から22、23日働くわけですから、かなりの時間になります。例えば営業部などのミーティングでも、進捗確認やタスク漏れの確認にかけていた時間は軽減されます。

ー導入する際、営業・設計・施工管理と、関わってくださった皆さまの印象やモチベーションはいかがでしたか？

逸見様： 最初は正直、新しいものを導入するというところでのハードルはあったんですけれども、説明を聞いていくうちに、今自分たちに足りないタスク漏れだったり進捗管理といったところができるというので、結構いい感触だったのかなと思います。

また導入してからも、先ほど社長も言ったように、部下の行動や他部署の進捗状況が、これ一つ見れば物件ごと・プロジェクトごとに分かるので、その辺はすごく導入して良かったんじゃないかなという形です。

新たな事業やプロジェクトを立ち上げるとしても、そこでも活用ができるといったところでいくと、使わない社員はいないような形が取れるものだと思います。入りはちょっと渋っても、実際に使っていくとまだまだ使い道は広く、いいシステムというか管理ができるものではないかなと感じています。

ー全てのタスクを細かく可視化し、責任の所在が明確になったことで感じられたメリットはありますか？

高元社長： まず、誰がやるというのが明確になったことで、一人ひとりの責任感というところが、しっかり今まで以上に上がったかなというふうに思います。

もう一つ良かったなと思うのは、自分のタスクでないところであっても、なかなか進捗が進んでいなさそうだなというところに、あえて別の人が手助け・フォローしているケースが見受けられたことです。そういったところでチームワークがうまくいっているなというところも見られました。

ー管理職ではなく、日々現場で動いてくださっている方のBOXJOBへの印象や感想はいかがですか？

逸見様： 自分自身がやらないといけないことが、朝一番に開くとその日のタスクとして出てくる。自分がどれだけの業務を持っているのかが分かりやすくなった、という声は聞いている状態ですね。

まだ不安や自信がない若手社員からすると、やらなければいけないことが優先的に分かるというのは、とても良かったんじゃないかなというふうに聞いて感じています。

ー見える化の土台ができた今、業務フローの見直しやチェックシートの追加はやりやすくなりそうでしょうか？

高元社長： 今までは個人でPDCAを回している状態だったので、個人差によって早い人・遅い人がいて、自分の感覚値の中で成長につなげている人たちがいました。

今回BOXJOBにして組織でPDCAを回せるようになったことで、みんなで変えていかなければいけない、というところが非常にいいなと思っています。

これからの伸びしろの中で、PDCAをしっかり回していくんだという時間を取っていくこと、その習慣づくりをしていくことが当社の伸びしろかなと思っています。いい仕事をするためにはいい習慣が必要だなと、改めて感じています。

一つ良かったのは、まず警告が出ることによって、それをそのままにしないという習慣ができたことです。これからは組織の中でしっかりPDCAを回していこうという、今その習慣を作っているところかなと思っています。そこがしっかり伸ばせていけると、プロジェクトもタスク管理もすごく成長して、進化していくんじゃないかと期待しています。

ー最後に、導入を検討されている企業様へ一言お願いします

高元社長： 僕が一番最初に感じたのは、導入費用が高いと思われる経営者の方は結構いらっしゃるだろうということです。僕自身もそうだったんですけど、この導入費用に対してコストが合うんだろうか、効果はどうなんだろうかという不安がありながら、うちの幹部のみんなで話し合った結果、そのコストを払ってでも進めていこうと決めました。

実際に挑戦してみて、成果は着実に出ているなと。これからの伸びしろも、改善することによって期待値が高まるなというところで、私たちも導入して良かったなというふうに思っています。

なかなかハードルの高いコストという面で躊躇される方がいらっしゃると思うんですが、ぜひともそこを何とか、補助金といったものも活用しながら挑戦していただけたらなと思います。

逸見様： タスク管理や業務管理のシステムはいっぱいあるのかなと思うんですけれども、一元的に見られるところ、自社に合ったプロジェクト・システムが作れるといったところでは、とても良かったかなというふうに思います。

それを作るのにはもちろん時間もかかるんですけれども、僕も年数的には若い社員に教える立場で、教え方は人それぞれ違ってしまうというところがあります。育成面で見ても、BOXJOBを入れることによって、分からない若手社員がそれを見るだけでタスクが分かる、教科書がある、資料があるという、一元的に見られるものはなかなかないのかなと思います。

うちもまだまだブラッシュアップする必要はあるんですけれども、そういった点で伸びしろも高い、いいシステムかなというふうに感じます。