管理者必見！中途入社から展示場店長へ。BOXJOBで“本来使うべき時間”を取り戻す方法

企業様名

アイニコグループ株式会社様

従業員規模

7名（登美ヶ丘展示場）

本記事ではアイニコグループ株式会社 注文住宅事業部・登美ヶ丘店店長としてご活躍されている永井店長にお話を伺いました。

ー現在永井様が担当されていらっしゃる業務と、所属メンバーの数を教えていただけますでしょうか？

私が勤務しているのは総合展示場で、人員は新卒を含めて7名体制です。（インタビュー時）

7名のうち1名は私の営業補助としてお客様の対応を手伝っていただいており、実質的に営業として動いているメンバーは、私を含めて6名（うち新卒スタッフ1名）となります。

ー展示場での営業ということで、お客様にお家をお渡しするまでにどれぐらいの期間をかけていらっしゃるのでしょうか？

初めてお会いしてから、早い方でも10ヶ月ほどのお時間をいただき、お引き渡しとなります。

工程の中で一番ボリュームが大きいのは「土地をご決定いただくまで」のフェーズです。

その後は設計士やコーディネーター、施工管理へと業務を引き継ぎますが、全体を見る立場として私たちはずっとお客様に関わっていく形になります。

ー10ヶ月という長期間のプロジェクトにおいて、常時何案件ぐらいを担当されていらっしゃるのでしょうか？

個人としては大体5〜6件、多いスタッフだと10件を超える案件を担当しています。

営業メンバー6名で常に動いているお客様を合わせると、チーム全体で40案件ほどになります。

営業として注力すべきフェーズなのか、施工管理に任せて進捗だけ見ていればいいフェーズなのかなど、案件ごとのボリューム感や匙加減を見つつ管理を行っています。

ーBOXJOBを導入される前は、どのように複数プロジェクトを管理されていらっしゃったのでしょうか？

お客様の進捗フェーズに合わせて、様々な表を使って管理していました。

大まかな工程に合わせたお客様リストがあり、「今どの辺りの工程にいらっしゃるのか」は一見できるようにはなっていました。

しかし、「細かなタスクの何ができていて、何ができていないのか」というところまでは見きれていないという課題がありました。

ーBOXJOBを導入することによって、その課題は解消できたのでしょうか？

はい、解消できました。全てのタスクが見えるようになり、今の状態で「どのタスクまで終わっていなければいけないのか」「今週やっておくべきことは何か」が全部可視化されています。

わざわざ探しに行かなくてもシステムが教えてくれるところがすごく便利だと感じています。

ー以前の管理方法を知っているメンバーは、BOXJOB導入後にどのような反応だったのでしょうか？

導入初期は、全てのタスクが一覧で見えるようになったことで「仕事がすごくたくさんある」「追われている」と重く捉えてしまうところがあったようです。

しかし、スタッフによってボリューム感の違いはありますが、半年ほど使い続けると「もうBOXJOBがないと生きていけない」「これがないと仕事にならない」というスタッフしかいなくなりました。

ー日々、どの画面を見て部下の状況確認や指示出しのために動かれているのでしょうか？

朝出社した時に一番初めに開くのと、帰る時に最後に見るのがダッシュボード画面です。

ダッシュボードの期限チェックシートやアラートを見ながら、デビエーション（遅れ）が出ないよう時間単位で確認しています。

また、週に1回はカレンダー機能を確認し、タスクが適切にスケジューリングされているか、業務ボリュームに無理がないかを確認しながら、前倒しできるものは進めたり、助け合ったりという形で進めています。

ー毎日の進捗確認では、メンバーの方にどういう風なお声がけをしてあげるのですか？

朝の確認では「今日終わらせなければいけないタスクはどうなっているか」「どの時間帯にやる予定か」を確認し、もし詰まっているものがあれば誰かが助けられないかを確認しています。

また、帰り際の日報の時に必ず今の状況を報告してもらうようにしており、お客様の状況などでどうしても期日までに終わらないタスクがあれば、その理由をもらった上で私がBOXJOBの期限を動かす判断をしています。

ー日々のコミュニケーションを取ることで、以前の管理方法よりやりやすくなったことはありますか？

そもそも、以前は「○○様ってどうなってるのかな？」といちいち全案件の状況を拾いに行かなければ見られませんでしたが、今はダッシュボードに全てポンと出ます。

それだけでも、ものすごい時間の短縮になっていると思います。

ーカレンダー機能を活用することで、スタッフの方のお休みに合わせた指示出しなどはうまくできていますか？

はい、休みの予定は決まっているので、月曜日の時点で「このタスクは休み中に期限が来るな」というものを把握し、早めに終わらせたり期限を動かしたりと、休み前に報告を上げてもらって対応しています。

先を見越して事前に業務を調整できるため、休み明けにデビエーション（遅れ）がたくさん出るといったことは今はほぼゼロになりました。メンバーのストレスも少なくなっていると思います。

ーマニュアルのような機能を使うと、皆様の習熟度は早くなりましたか？

そうですね。OJTの後に「あれ、これどうやるんだっけ？」となることはどうしても出てきますが、その時は教科書（マニュアル）をパッと開いてやり方を見るという形にしています。

それでも分からないことを聞いてくる形になったので、質問もかなり減りましたし、エラーも少なくなりました。

次に何をやるべきかをシステムが教えてくれるので、変な話「そこに脳を使わなくていい（忘れていい）」のが大きいです。

ー最後に、BOXJOBの導入を検討していらっしゃる企業様に向けておすすめのポイントやメッセージをお願いします。

今まで見えなかったタスクが可視化されることで、最初はどうしても「アレルギー反応」のようなものが出てしまうかもしれません。

しかし、そこを乗り越えた先は「もう楽しかない」です。 「ここはどうなってるんだろう？」「あれはどうなってるんだろう？」と考える時間がなくなり、システムを開けば教えてくれます。

その分、本来使うべき別のところに頭を使っていくことができ、視野を広げていけるところが、このシステムを使い始めてすごく良かったと感じるポイントです。

本来注力したいところに時間が使えるようになるので、ぜひ実現していただきたいなと思います。