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注文住宅

株式会社家元 様

【管理者の業務効率が10%向上】BOXJOB導入がもたらした業務効率化と組織成長の成功秘話

家元様では、BOXJOB(以下、BJ)を導入することでどのように業務効率化と組織の成長が進んだのか

その具体的な事例をもとに、導入のメリットをご紹介します。

 

家元×BOXJOB4

今回インタビューに応じてくださった営業部門の多和田さん

 

―― BOXJOB導入前はどのような問題がありましたか?

 

導入前の課題としては業務の『ブラックボックス化』と、同じミスの繰り返しです。
業務のミスが繰り返される中で、「前にもあったよね?」という記憶頼りの対応が頻発していました。問題を根本から解決する仕組みが不足していたのです。

 

  • 教育体制のばらつきにも課題を感じていました。
    教育は主に上司や先輩の感覚に頼る形で行われ、「見て盗め」といった旧来的な方法に偏りがちでした。

  • このため、スタッフの成長速度はバラバラで、指導者の多忙さから教育に十分な時間を割けないという問題も発生していました。

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―― その問題がBOXJOBを導入することでどう解消されましたか?

 

ミスが起きるたびに再発防止シートに記入して全社会議で共有することができ、長いスパンで見て業務の質が向上して粗利確保できるようになっていくと感じています。

また上記の再発防止シートで、発生した要因を精査してBJのチェック・タスクに項目を追加することで、ミスの予防につながっています。

 

ミスが起きた現場の振り返りと要因の精査を行っている会議の様子

 

1から10まで新人スタッフに教えていた内容が、BJが取説の役割をしてくれているので、順番に追っていく中での質問に答える教育方法に変わっています。

またスタッフの中でも仕事に対して全体が見えるようになり、他人事から、自分事へ意識が変わりつつあります。

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――その問題に対応していた時間は、BOXJOB導入前と後でどのくらい変わりましたか?

 

特に管理者側としては、現状はまだ進化途中で、BJの運用と、仕組みづくりと不慣れもあり10%ほどの効率化だと感じています。(2024年11月時点)

運用を進め自動運転に切り替わるタイミングがそろそろ来ると20%ほど高率化ができるのではないか思われます。

またミスのフォローや対応に追われる時間とストレスが減ることを考慮すると更に数字は上がると感じています。

 

 

――タスクの進捗具合の確認も楽になる面もあると思いますが、この点についてはいかがでしょうか?

 

同じフロアで勤務していれば、その場で確認しながら作業できますが、弊社の場合はエンジニアが別棟になるので進捗がわかりにくく、

部分的に業務の責任が曖昧な項目がある状況でしか、 責任の所在が明確になり、その点での抜け漏れが減りました。

 

何が滞っているのか聞かなくても見えるので、横の繋がりでフォローしあえる社内の空気づくりと

上長(チェッカー)からは聞かなくてもスタッフの動きの問題点を早い段階で気付くことができてきているように思います。

 

家元×BOXJOB1

BOXJOBのチェックシートを活用して、プランニングを行っている様子

 

また、BJの導入と同時にフローの見直しをかけて、曖昧になっていた業務の責任の所在を明確にすることができました。

結果、営業担当の業務としては増えた部分はありますが、内容が明確になったことで、抜け漏れが減り、トラブルが減ることで、効率がよくなり生産性があがってきています。

 

――住宅に関わる部署の方々のBOXJOBへのご反応はいかがでしょうか?


「営業は、前向きに。設計・IGは淡々と。施工管理は面倒」が当初の導入時のスタート地点です。

設計・施工が特にチェック・タスクの項目が多い為、猶更かと思います。

 

特に経験が豊富な中堅以上のベテラン勢程、必要性を感じないところからのスタートです。

 

しかし産みの苦しみを乗り越えて使い続けると、教育の部分で効果が表れてきます。

中堅以下のスタッフで自走し始めると、他人事から自分事になり、スタッフの管理方法が代わりはじめました。

現在はまだ後追いで終わったかどうかの確認になっている部分が多いですが、

これからの半年で、先の業務内容を見て業務を進める回転にシフトしていくように全社で取り組み始めています。

 

――実際にBOXJOBを使いだしてから、エラーの再発を防止するために、追加したタスクやチェック項目はありますか?

 

たくさんあります。むしろ、運用開始して、再発防止を意識し始めてからタスク・チェックが増えています。

また教科書動画を作成しながら項目を見直ししていくなかでの項目追加が若手スタッフから出てくるようになってきたのが嬉しく思います!

 

―― これからBOXJOBを導入される企業様へ

 

率直な意見として、導入の準備はめっちゃ大変です(笑) サポートさんの手厚いサポートがなかったら無理でした。

ハード面では導入の項目出しや業務フローの確立、ソフト面ではスタッフの意識の壁があります。

 

それを越えると、文化が生まれ、自走し始めると効果が見えてきます。

 

効果とし、ミスやエラーが減ると同時に、スタッフの教育や成長の手助けになるのがBJの利点で、

弊社としては教科書を作るつもりで取り組んでおり、 「次の新入社員の為に」を口に出して言い続けて、更新し続けています。

 

弊社のように成長途中の伸び盛りの組織こそ、早い段階で導入して自走させたほうが、ハードルも低く、文化になって浸透しやすいかと思います。

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