- 企業様名
- アイニコグループ株式会社様
- 従業員規模
- 30名（設計監理部）
- 導入前の
課題 -
- 情報が複数のツールや場所に点在し、管理が困難だった
- 業務進捗が把握しづらく、問題の発覚が遅れていた
- 新人教育において、同じことを繰り返し教える時間を要した
- 導入後の
効果 -
- ダッシュボードにより、期限や緊急度がすぐに把握できる
- 期限の事前設定により、次工程への業務受け渡しが円滑に
- タグ機能を活用し、熟練度に合わせたタスク管理を実現
今回は、アイニコグループの成長を支える「仕組み化」を推進し、
BOXJOB誕生のきっかけとなるシステム構築という成果を出された、同社取締役の吉松さんにお話を伺いました。
ー今管轄されていらっしゃる部署や組織、どれぐらいの人数の方を見ていらっしゃるのか教えていただいてもよろしいでしょうか？
アイニコグループで、営業からお客様の指示を引き継ぎ、プランニングやコーディネートをして形にするための部署を管轄しています。
具体的には、プランニングや設計詳細担当の「設計士」、内装などを提案する「インテリアコーディネーター」、
そして法的な整理や確認申請を出す「監理」の3つの構成で成り立っている組織です。
人数としては約23名ほどおり、別に立ち上げている分譲の部署もスタッフに手伝ってもらいながら進めています。
ー新卒の割合と中途の割合は大体何割ぐらいなんですか？
新卒から来ているメンバーが7割を超えていると思います。
残りが私を含めた中途採用やキャリア入社のスタッフになります。
ーBOXJOBが開発される前、どのような仕組み化を意識して取り組まれていらっしゃったのでしょうか？
私自身も現場出身だったため、家づくりに対する勘所はよく分かっていたのですが、
社会人経験のないスタッフが入ってきた時に、自分たちの「当たり前」が彼らにとっては当たり前ではないことに気づきました。
そこから、同じことを繰り返し教える時間を減らし、しっかり成長する時間に割いていきたいと考え、
自分たちの行動の「足跡残し」にフォーカスして取り組み始めました。
具体的には、我々が指導した内容を文字起こししたり、動画に撮ったりしてマニュアルとして残すことから手探りで始めました。
お客様への対応一覧を作り、それをなぞって仕事をしてもらうことを徹底しました。
そして、1年目の子が2年目の子に伝え、分からないところは若い子たちからの意見をもとにブラッシュアップしていくことに力を入れていました。
ーその積み重ねてきたものがBOXJOBに集約されているということですが、システム導入前の一番の困り事は何だったんですか？
当時は様々なツールを使い、いろんな場所に情報が点在してしまっていました。
そのため、管理する側も「やったか、やっていないか」を確認するためにあちこち見に行かなければならず、非常に時間がかかっていました。
結果的に、問題が起こってから露呈するということが結構発生していました。
1つ1つは良い仕組みだったのですが、情報が広がりすぎていて、しっかり管理する時間が取れていなかったのが現状です。
ーシステムが出来上がり、現場で活用する中で感じていらっしゃるメリットを教えていただけますか？
管理の人間として、ダッシュボード画面を一番活用しています。
ダッシュボードを見れば、期限が迫っているプロジェクトや本日期限のタスクが一目でわかります。
また、タスクアラート機能によって、終了していない仕事や期限が過ぎてしまっている仕事を把握できます。
私たちの仕事は次の人への「受け渡し」が多いので、前の工程が完了せずチェックシートが通らない状態が一番危険です。
後ろの仕事が詰まって結果的にお客様に迷惑がかかってしまうため、エラー状態になっている緊急度の高いものをすぐに見つけ、
電話やチャットで最優先事項として知らせるなどのフォローができます。
1つ1つの内容をわざわざ覗きに行かなくても、問題が顕在化してくるのが、システム管理側としてはすごく嬉しいですし、助かる機能です。
心理的にもすごく楽になりました。
ー受け渡し業務において、BOXJOBの機能的に優れている点はありますか？
まず、ある程度のテンプレートで期限を作っておけるので、スケジューリングが非常にやりやすいです。
また、自分だけの仕事ではなく、相手の状態や誰のタスクが残っているかも見ることができます。
特に優れているのは、ボックス内での受け渡しです。例えば、担当者がチェックシートを完了させないと、
次の工程である「チェッカー」に仕事が渡らない仕組みになっています。
事前に期限を設定して余裕を持って進められるようになっており、当日バタバタすることがありません。
ーチェックシートの内容やタスクが増えるタイミングは、再発防止のためが多いと聞きますが、その仕組みについて教えていただけますか？
私たちは「人」ではなく「こと」にフォーカスしています。
何か問題が起こった時に人を責めるのではなく、「なぜ抜けてしまったのか」「そもそも知らなかったのか」といった経緯を追求し、
必要であればBOXJOB上のチェックシートやタスクを増やして再発を防止しています。
ただ、そうして項目が増えすぎると膨大になってしまうため、熟練度による「タグ付け」を活用しています。
例えば「セミプロ」というタグがあり、まだ一人前になっていないスタッフはすべての項目をしっかりチェックしなければなりませんが、
経験を重ねた設計士やインテリアコーディネーターが担当する場合は、当たり前の確認項目はタグを外して省略できるようにしています。
自分が成長して「セミプロタグを外していいよ」と言われたら、メンバーとしても嬉しい気持ちになると思います。
基本は未熟なスタッフが確実にやっていけることをベースにしながら、特性に合わせて残すべきチェックは残せる仕組みになっています。
ー最後に、BOXJOBの導入を検討している企業様に向けてメッセージをお願いします。
いろんな仕事の中で「再現性」はやはり重要だと思います。
ロボットを作れというわけではありませんが、やるべきことを順序立ててしっかりやらせてあげることが、
新人さんや途中で入ってきた人の働きやすさの源泉になると思います。
導入段階での業務の棚卸しは大変かもしれませんが、1回やってしまうと管理が本当に楽になりますし、改善する形も見えてくるシステムです。
この仕事に限らず、様々な業務やプロジェクト管理にも応用できる汎用性の高いソフトだと思いますので、ぜひ導入して体感していただけたらと思います。
