創業メンバーが語るBOXJOBの魅力！業務管理だけじゃない。エラーをなくしお客様の満足につなげるシステム。

企業様名

アイニコグループ株式会社様

従業員規模

28名（コンシェルジュ部）

今回は、BOXJOBの導入によって業務確認の時間を劇的に削減し、連絡漏れなどのミスをほぼ撲滅するという成果を出された、

注文住宅を手がける住宅事業部部長の田尻尚路様にお話を伺いました。

ー現在マネジメントされている部署と、組織の規模について教えていただけますか？

私は注文住宅を手がける住宅事業部の部長を務めており、営業、設計、インテリア、現場管理など様々な部署の仕事の流れの管理や、

業務フローの構築・ブラッシュアップを主に行っています。 組織の規模としては全体で60名強おり、そのうち営業担当が20名強を占めています。

当組織の特徴として新卒の割合が7割を超えており、経験の浅い若手メンバーが多い構成となっています。

ーBOXJOBを導入する前に感じていた組織の課題や、よくあったエラーとはどのようなものでしたか？

人数が少ない頃は、経験豊富な先輩スタッフのマンパワーで何とか業務を回していましたが、

毎年新卒採用を続けて人数が増えるにつれて、先輩が新人に1から10まで教えることには限界がきました。

当時は業務フローをスプレッドシートやチェックリストで管理しようとしていたのですが、それがきちんと実行されているかを把握するのが非常に困難でした。

確認作業に恐ろしいほどの時間がかかっていたにもかかわらず業務の漏れが発生し、後々になって問題に気づくという状況をなかなか撲滅できずにいました。

ーBOXJOBを導入したことで、確認作業などの時間はどれくらい削減できましたか？

確認にかかる時間は劇的に削減されました。現在はBOXJOBのダッシュボードを朝、昼、夕方の1日3回確認するだけです。

特にエラーが起きていなければ、単に見るだけの数分の作業で終わります。 以前は状況確認のためにあちこちに電話をかけ回っていましたが、

今はダッシュボードを見るだけで、どのタスクが期限を超えているか、何が障害になっているかが一目でわかるようになりました。

夜になってから「あの件はどうなったかな」と心配して電話をかけるようなこともなくなり、安心して眠れるようになりました。

ー実際の業務では、どのようなタスクを管理され、どこまで見える状態になっているのでしょうか？

1つのプロジェクトを複数のスタッフが協力して進めていくため、それぞれのタイミングで営業や設計がやるべきタスクがBOXJOB上に細かく設定されています。

例えば、営業担当には「設計ヒアリングシートをお渡しする」といった簡単なタスクまで登録されています。

こういった些細な業務ほど日常の流れの中で「やったつもり」になって漏れがちなのですが、細かくタスク化することで連絡漏れなどを防げる状態を作っています。

以前は1人の営業が10件以上のプロジェクトを同時に動かしていると進捗を追うだけで一苦労でしたが、今は無数にあるプロジェクトの状態を一目で把握できます。

ー細かいタスク管理によって、新入社員の方の早期立ち上がりにも繋がっているのでしょうか？

はい、大きく繋がっています。BOXJOBでは、設定された細かいタスクごとに、マニュアルと実際のやり方を説明した動画のリンクを紐づけることができます。

新入社員はそれらをきちんと読んで動画を見れば、およそ8割方の業務は自分でできるようになります。

もしマニュアルを見ても分からない点があれば、誰が見ても理解できるレベルに内容を更新・改善していきます。

マニュアルの更新は上司の確認を経て行うルールにしており、みんなで常に最新でわかりやすい教育システムを作り上げていく文化ができています。

ー最後に、BOXJOBの導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。

BOXJOBは作業や管理の効率化に大きく寄与するシステムですが、

一番の価値は「つまらない連絡漏れやミスによって、お客様にご不安やご迷惑をかけてしまうことを未然に防げる」点にあると思っています。

お客様へのミスを防ぐことで、結果的に働くスタッフが疲弊することも防げます。一度しっかりと業務フローを作り込んで定着させる文化ができれば、

あとはシステムが自走してどんどん効果を発揮してくれます。働くスタッフ、お客様、そしてご協力くださっている業者様の笑顔を守るという意味でも、

非常に価値のあるシステムだと確信しています。