全国140店舗の中で二年連続で総合1位の施設を運営。現場目線で語られるシステム導入のリアル。お客様の笑顔のために。取りこぼせない業務を徹底管理！

企業様名

アイニコグループ株式会社様

従業員規模

9名（介護事業部）

今回は、全国140店舗の中で二年連続で総合1位の施設を運営し、月に10時間以上の業務時間削減という成果を出された介護事業部の日浅さんにお話を伺いました。

ー現在担当されている業務や、組織の構成について教えていただけますか？

主にデイサービスの運営を担当しており、現在は2拠点の管理をメインの業務として行っています。

利用者様は多い店舗で約250名、少ない店舗でも120〜130名ほどお越しいただいています。

また、スタッフは多い店舗で13名、少ない店舗で8名ほどが働いてくれています。

ーBOXJOBでどのような業務を管理されているのでしょうか？

主に「介護管理」というテンプレートを使用して、各店舗の業務を管理しています。

具体的なタスクとしては、前月の請求情報の確定や、フランチャイズ本部への請求書の送付、利用者様に対する書類の送付などを細かいタスクに落とし込んで管理しています。

ー導入前はどのように業務を管理されていましたか？

お恥ずかしい話ですが、導入前は自身の記憶を頼りに管理をしていました。

ふと思い出しては「あれは終わっているかな」と不安になり、メンバーにチャットワークで確認することもありました。

また、Excelを使用したチェックリストも使っていましたが、チェックの入れ忘れなどがあり、後から「本当にやったのか」と確認する時間が発生していました。

ー記憶にあったタスクをBOXJOBに落とし込むまでの流れを教えてください。

私自身、元々施設の店長をやっていたため、タスクの流れは全て頭の中に入っていました。

それを一旦Excelなどのガントチャートに起こし、「Aのタスクは1日から5日までに実施する」といった形で全て整理してから、BOXJOBに入れ込む準備をしました。

ー導入によって確認などの時間はどれくらい減りましたか？また、スタッフの方の反応はいかがですか？

思い出す時間や、確認のための指示出しなどの時間を全て含めると、1ヶ月で10時間以上は削減されました。

スタッフも、私からの確認の連絡が減ったことで喜んでいます。

業務時間外に「あれやった？」と聞くことがほぼなくなったため、メンバーもかなりストレスフリーで仕事ができるようになったと言ってくれています。

ー日々の状況確認など、ダッシュボードはどのように活用されていますか？

1日の終わりに必ずダッシュボードをチェックしています。

タスクの超過（デビエーション）や自分が承認すべきタスクがないかを確認しており、やり残しがあれば赤く表示されるため一目で状況が分かります。

ここさえ見ておけば全業務が把握できるので、「あの仕事は終わっているかな」という不安がなくなりました。

現在は、基本的にアラートがほとんど出ない状態が続いています。

ー採用業務でもBOXJOBを活用されているとのことですが、どのように使われていますか？

採用活動においても、一次面接後の帳票更新や、施設体験後の対応などをタスク化しています。

元々チェックリストで管理していたものをBOXJOBに移行し、ダッシュボードで管理できるようにしたことで非常に楽になりました。

また、業務の変化やより良いやり方が見つかった際には、現場のメンバーからの報告をもとに、採用の先行フローやタスクの内容を頻繁に改善・変更しています。

ーBOXJOBによって危険を回避できたエピソードがあれば教えてください。

介護事業では、国へ利用実績の報告を行って介護保険の請求をしますが、この報告が漏れて収益が入らないとキャッシュフローが狂ってしまいます。

毎月10日頃までの提出ルールに対し、BOXJOBで5日や8日といった前倒しの期限を設定してアラートを出すことで、余裕を持って業務を終えられるようになり、

提出遅れのリスクを回避できています。超重要な業務は3日前や5日前にアラートを設定できる点も非常に助かっています。

ー日浅様にとって、BOXJOBはどのような存在ですか？

なくてはならない存在です。

月に30〜40個以上のタスクを全て記憶しておき、毎日チェックリストを見に行かなければならない環境は、今考えると辛いです。

システムのおかげで、自分のやるべき業務を覚えておかなくていいと思えるのが、ものすごく楽になりました。

ー最後に、BOXJOBの導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。

BOXJOBは、元々特化していた住宅や不動産などの業界はもちろんですが、介護や保育園のような「月々にやるタスクが決まっているビジネスモデル」に非常に有用です。

お客様ごとのタスク管理だけでなく、管理者が各拠点や店舗のルーティンタスクをダッシュボードに集約して確認・管理していくような「拠点ビジネス」においても、

大いに活用できるシステムだと思っています。