【株式会社大建建設　ダイケンリフォーム】BOXJOBでDX化加速！業務効率化の成功事例

企業様名

株式会社大建建設様

従業員規模

40名

新潟県新潟市でリフォーム・新築・不動産事業を展開する株式会社大建建設様（ダイケンリフォーム）に、BOXJOBの導入背景とその効果についてお話を伺いました。

今回は、代表取締役の高橋社長と、リフォーム事業部責任者の番場様にお答えいただきました。

今回インタビューに応じてくださった番場様

ーBOXJOB導入前、業務フローや進捗管理にはどのような課題がありましたか？

番場様： 紙ベースの大まかな業務フローは作成していましたが、各個人の案件ごとに進捗が管理されており、「期限」という概念がそもそもなかったため、

遅れ気味に進行するような状態でした。例えば「来週契約です」と聞いていても、実際には契約日が延びていたりなど、リアルタイムでの正確な進捗確認ができていませんでした。

また、私自身がプレイングマネージャーであるため、担当者と対面しないと指示が出せず、紙の資料を確認するタイムラグが発生していました。

管理する側としては、色々なことを記憶に頼らざるを得ず、夜寝る前に「あの担当者、あれ終わったかな」と不安になるなど、精神的な負担も大きかったですね。

ーBOXJOBの導入後、進捗確認の手間や管理体制はどのように変化しましたか？

番場様： 正直、今はミーティングでの進捗確認はしていません。

店舗内の全74案件のプロジェクトに私の名前を入れており、BOXJOBのアラート機能で「超過しているタスク」だけを確認するようになりました。

運用としては、チャットワークの通知機能と連携し、毎朝9時半に超過タスクが担当者へ自動通知される仕組みにしています。

すると担当者から「このお客様はトラブルが起きていて期限に終わりません」といった報告がくるようになり、

「その作業はいいからこっちを先にやりなさい」と優先順位の整理がすぐにできるようになりました。

これまでのように資料を持ち寄って対面でミーティングをしなくても、画面を見れば「この物件は急いだほうがいい」と判断でき、チャットですぐに指示出しができる環境になったのは非常に大きいです。

ータスクやチェックシートは、具体的にどのように活用されていますか？

番場様： タスクだと最初から最後までの動きが分かりにくくなる懸念があったため、主にチェックシートを活用しています。

たとえば「着工前現場確認」では見積もりのデータ保管や段取りワークへの書類アップロード、「アスベスト申請」では現調時にやるべきことなどを細かくチェックリスト化しています。

さらに、これらの必須項目を完了しないとシステム上で管理者が承認できない（次の工程に進めない）設定にしています。

BOXJOBの通りに進めれば業務が完結するため、中途採用の方や新入社員が入ってきても、私が全員にOJTをしているような状態になり、指導時間が大幅に削減されました。

先輩が教え忘れて1年後に大きな問題になる、といったリスクも防げます。 なにより、業務のやり忘れによる出戻りやクレームがなくなり、管理者として精神衛生上本当に楽になりました。

ー営業マンから間接部門への業務の切り出しや、責任範囲は明確になりましたか？

番場様： はい、どんどん進んでいます。以前は営業マンがマンパワーで一気通貫で仕事をしており、

忙しいと間接部門へ「ごめん、忙しいから頼むわ」と個人的にお願いするような、営業マンにとっても辛い状況になりがちでした。

今では、システム上で施工管理やアシスタントなどの担当設定を行っており、大型案件でも営業マンがBOXJOBを進めていれば、自動的に各担当へ仕事が振り分けられます。

人から頼まれた仕事ではなく、システムから「自分のタスク」として通知が来るため、間接部門の責任感や仕事の捉え方も変わってきていると感じています。

ー社内へ定着させるために、どのような工夫をされましたか？

番場様： 導入初期は、未完了のタスクを残したくないために、終わっていないのに完了ボタンを押して進めてしまうスタッフもいました。

そこは厳しく「それはダメだ」と指導しました。一方で、私自身も一緒にシステムを動かし、プレイングマネージャーであることを逆手にとって

「ここ、こういうエラーが出るよね。みんなどうやって解除してる？」と一緒に疑問を解消しながら運用を浸透させました。

また、自社の運用に合わせたテンプレートを作成するために、最初の1週間で50件ほどの架空案件を作り、ほぼ毎日改善を繰り返して現場が使いやすい形に落とし込みました。

ーBOXJOBの導入は、社内全体にどのような影響を与えましたか？

高橋社長： BOXJOBの導入をきっかけに、社内のDXを推進する意識が芽生えたと感じています。

「人がやっているものをRPAで自動化できないか」「APIで繋がりながら手間を省けないか」と考えるなど、社内のITリテラシー向上に役立っています。

ただ、便利なシステムを導入しても、最終的には一人ひとりの「システムを使ってやろう」という意識がなければ意味がありません。

毎朝9時半にアラートが鳴ると分かっているなら、前日や朝一に終わらせておけばいい話です。「アラートが鳴るからやる」とシステムに使われるのではなく、

分かっていて放置するのは今の時代NGだという意識を持ち、自ら使いこなしていくことで、社内全体のITリテラシーがさらに高まっていくと期待しています。

番場様： 社長の言う通りで、BOXJOBの肝は「事前管理」だと思っています。

すべてを自動化するのではなく、スケジュール管理は自分で行い、浮いた時間を自己管理に当ててほしいと伝えています。

また、タスクを自動承認にするのではなく、管理者がシステムを通してメンバーの仕事をしっかりと確認する、という本質的な部分は大切にして運用を続けていきたいです。