- 企業様名
- アイニコグループ株式会社様
- 従業員規模
- 6名（橿原支店）
- 導入前の
課題 -
- チーム全体で120プロジェクト以上の進捗を管理をするのに目視では限界がきていた
- 誰の案件がどこで止まっているかが不透明で、管理が個人化・属人化
- 別システムで業務管理をしていたが、プロジェクト立ち上げ時の情報入力量が多かった
- 導入後の
効果 -
- 管理にかかる時間が大幅に削減された
- 月単位や年単位の目標達成にスタッフ一人一人が集中できるようになった
- 他部署との連携においてお互いに安心して業務を進められるようになった
本記事ではアイニコグループ株式会社 注文住宅事業部でプレイングマネージャーとにお話を伺いました。
自身も20代でありながら、新卒入社の部下5名を率い、チーム全体で常時100件以上のプロジェクトを管理されています。
BOXJOBを活用した、若手チームならではのマネジメント術と業務効率化の秘訣に迫ります。
今回、インタビューに応じてくださった橿原店店長の矢島さん。未経験から5人の部下を育成しています。（インタビュー当時）
―― 現在のお仕事内容やメンバー構成について教えていただけますか？
私は現在、注文住宅事業部の店長として、5名の部下の管理を行いながら、自身もお客様との打ち合わせを重ねるプレイングマネージャーとして働いています。
私自身の年齢が今年で26歳（インタビュー当時）なのですが、部下は22歳から26歳までの5名で、全員が新卒採用で入社したメンバーです。
業界経験も社会人経験もない中でスタートした、非常に若いチームのマネジメントを行っています。
―― 一人当たり常時どのくらいの案件を抱えており、どのように状況把握をされているのでしょうか？
ご成約済みのお客様と、これから打ち合わせを進めるお客様を含めると、部下1人あたり大体15〜20組ほど担当しています。
チーム全体では単純計算で120プロジェクト以上が動いていることになります。
これだけの数を個別に目視で管理するのは困難ですが…BOXJOBの画面を見ることでスムーズに管理できています。
基本的には、BOXJOB上で「赤色」のアラートが出ている部分（期日を守らなければならない内容）を優先的にチェックし、
午前中に解消できるよう部下に声かけを行っています。
これまでは誰の案件がどこで止まっているかが不透明で、管理が属人化していましたが、
BOXJOB導入後は視覚的にアラートが出るため、内容を細かく見に行かなくても「誰のどの案件で注意が必要か」が一目でわかります。
これにより、必要な部分だけをピックアップして指示を出せるようになりました。
―― 多くのプロジェクトをスムーズに進めるために、具体的にどのように活用されていますか？
実際にBOXJOBで業務管理をしている様子（左は1件のプロジェクトの管理画面、右は同時並行で行う複数のプロジェクトの期日を横断的に確認できる画面）
注文住宅の仕事は、ご成約いただくまでと、いただいてからで内容が大きく仕事内容が変わります。
ご成約前はお客様の課題に合わせたご提案の期日管理を行い、ご成約後は設計士やコーディネーターへの引き継ぎが重要になります。
BOXJOBのタスク管理機能は
「いつまでに設計士に引き継がなければならないか」「いつまでに上司に報告が必要か」といったタスクが自動で出てくるため、抜け漏れを防ぐことができます。
―― 設計やインテリアコーディネーター等他部署との連携はスムーズになりましたか？
はい、かなり効率化されました。
例えば、お客様からいただいたヒアリングシートや署名資料などを、BOXJOBの「打ち合わせ資料」フォルダにドラッグ＆ドロップで放り込むだけで共有が完了します。
わざわざ「送りました」と連絡しなくても、設計担当が打ち合わせ前に資料を確認してくれるので、コミュニケーションが非常に円滑です。
また、「決定」というスタンプ機能も活用しています。
お客様からご署名をいただき、変更がない確定資料にはこのスタンプを押すことで、
設計部とも「これが最終プランだ」という共通認識を持てます。お互いに安心して業務を進められる良い機能だと感じています。
―― 新卒メンバーにとってBOXJOBは良い業務ツールになりましたか？
店舗にて再発防止会議を実施している様子。アイニコグループ株式会社ではトラブルやエラーの原因を探り「仕組み化」を行うフローが確立しきっている
以前のシステムでは、個人情報などを全て入力しないとプロジェクトを立ち上げられず、初動の作業量が多かったのですが、
BOXJOBはお客様名と開始日などを設定するだけで、今後のスケジュールが一覧で自動生成されます。
新卒の1年目の社員でも、プロジェクトさえ立ち上げれば「初回は何をすればいいか」「2回目はどう準備すればいいか」という
基本的な流れに沿って業務を進められるようになっています。
これは新人にとって非常にありがたい機能で、間違いなく立ち上げた方が良い仕組みになっています。
―― 最後にBOXJOB導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。
マネジメントをする側から情報を取りに行かなくても、BOXJOBが数字や色（アラート）で勝手に状況を教えてくれるため、管理にかかる時間が大幅に削減されました。
私は新卒入社でマネジメント1年生という立場ですが、BOXJOBを使うことで、かなりの数のお客様管理ができています。
実際に、月単位や年単位の目標に対しても、スタッフ自身がしっかりと成果を上げてくれています。
マネジメントの効率化はもちろん、組織としての成果を上げるためにも、BOXJOBは非常に有効活用できるシステムだと思います。
