- 企業様名
- アイニコグループ株式会社様
- 従業員規模
- 5名（広報企画部）
- 導入前の
課題 -
- タスクの一元管理ができず、本人も管理者も進捗が追いにくい状況
- 常に何かに追われていて、チーム全員が安心して目の前のことに集中できない状態
- 「自分が何をやらなければいけないか」を思い出す時間が必要だった
- 導入後の
効果 -
- 自分やチームのタスクが自動的に出るためスムーズに業務に取り組めるようになった
- SNS投稿や月次業務などルーティン作業の管理がしやすくなった
- より本質的で違った会話に時間を使えるようになった
広報やマーケティング、総務など多岐にわたる兼任業務において、散在していたタスクをBOXJOBで一元管理し、
チームメンバーへの「あれやった？」という確認の手間をなくしてスムーズな業務進行を実現した事例をご紹介します。
新卒メンバーを含めたチームで、いかにしてタスクの可視化と効率化を達成したのか、広報企画部主任にお話を伺いました。
今回、インタビューに応じてくださった広報企画部主任の岩崎さん。4名のチームをまとめておられます（インタビュー当時）
―― 現在携わっていらっしゃる仕事内容や、組織の構成を教えていただけますでしょうか？
私は広報企画部に所属しており、私を含めて社員4名のチームで業務を行っております。
構成としては私を含めた3名が中途入社で、1名が新卒1年目のスタッフです。
広報企画部としてマーケティングやブランディングを担当する一方で、パソコンの設定やアプリの管理といったいわゆる総務的な領域も担っています。
さまざまな領域の役割を持ちながら、色々な事業部と連携して仕事を進めるのが日々の主な業務です。
―― BOXJOBを導入される前に感じていらっしゃった業務の課題はありましたか？
マーケティングや総務的なことなど、さまざまな領域でプロジェクトが同時進行するため、やらなければいけないタスクが散らばってしまうという課題がありました。
あるタスクはChatworkで依頼し、別のタスクはスプレッドシートに書いて管理するといった状態だったため、一元管理ができず進捗が追いにくい状況でした。
作業をする本人も「自分が何をやらなければいけないか」を思い出すために色々な場所へ確認しに行かなければならず、
管理する立場としてもいちいち状況を確認しに行かなければならないことに大きなストレスを感じていました。
常に何かに追われていて、「あれも確認しなきゃ、これも確認しなきゃ」と安心して目の前のことに集中できない状態でした。
―― BOXJOBを導入したことで、何をやるべきかを確認する時間などは削減できたのでしょうか？
具体的な削減時間までは可視化できていませんが、出社時にパソコンでBOXJOBを立ち上げると、自分やチームのタスクが自動的に出てくるようになりました。
「今はこれをやらなきゃいけないんだな」「これは早めに手をつけておこう」と、誰かから言われるのではなくツールが教えてくれます。
余計なストレスを感じずに自然と業務に取り組めるようになった点はすごく良いと感じています。
―― BOXJOBで管理している業務の例を教えていただくことは可能ですか？
主に以下の3つのような使い方をしています。
1つ目は「SNS動画作成」のテンプレートです。お客様への撮影日依頼から動画完成、SNS公開まで約40日間のフローが決まっており、
「この日までに依頼する」「この日までに打ち合わせをする」といった細かい工程をテンプレートとしてまとめています。
2つ目は「新しいスタッフの入社対応」です。広報だけでなく総務や人事のスタッフも入り、タスクを振り分けて連携しています。
例えば入社1週間以内に行う「名札の制作」や「名刺の発注」といったタスクがまとめられており、担当スタッフに割り振られています。
3つ目は「毎月決まっているルーティン業務」です。5日まで、10日までといった期限で区切り、
1つ10分程度で終わるような細かい集計作業や顧客管理ソフトへの入力作業などをまとめて管理しています。
―― 新卒の方がBOXJOBを使いながら業務を進められる中で、現場からの声などはありますか？
BOXJOB上にタスクが出現し、そこにマニュアルも載っているため、余計なことを考えずにそれを見ればタスクを進められるようになっています。
細かく質問したり教えたりする時間が削減できた代わりに、より本質的で違った会話に時間を使えるようになりました。
最初はどう進めるかイメージしにくくても、まずはこのテンプレートのフローに乗っかって進めれば大丈夫だと共有できています。
先輩に質問するのをためらうような時間もなくなり、お互いにとってすごく良い仕組みになっています。
全く動画作成をやったことがない未経験の方でも、安心して進められるレベルまで細かく作り込んでいます。
―― ここまで可視化されていると、管理者の立場としても「あれやった？」という声がけが減りそうですね？
おっしゃる通りです。
上司から「あれやった？」と聞かれることも減りますし、私自身も「できたのかどうかわからない状態」で確認を入れる難しさがなくなりました。
機械的にタスクがポンポンと出てきて、終わったら完了となることで達成感もあります。
無駄なコミュニケーションをなくして進められるようになったと思います。
―― もしBOXJOBのシステムが使えなくなってしまった場合、どうでしょうか？
再びスプレッドシート等に戻って、タスクを思い出すところから始めていくことになりますね。
できなくはないと思いますが、「もうあの頃に戻りたくないな」という感覚があります。
ここまで可視化ができてマニュアルも整った中なので、もう戻れないなという感じです。
―― 最後に、BOXJOBの導入を検討されている企業様へメッセージをお願いできますでしょうか？
中小企業などでは、人事や総務、広報といった業務を掛け持ちし、
色々なタスクを抱えながら「どうやってタスク管理をしたらいいのか」と悩まれている方が結構いらっしゃると思います。
BOXJOBのテンプレートを活用すれば、淡々とタスクを片付けていくことができます。
それによって、本来自分たちがやるべき業務に時間を使えるようになるのが一番価値のある部分だと思います。
そのような使い方をしていけば、自分たちのやりがいもさらに上がり、会社へ貢献できる影響力も高めていけるのではないかと思います。
