- 企業様名
- アイニコグループ株式会社様
- 従業員規模
- 8名（監理課）
- 導入前の
課題 -
- 設計課から提出された決定図面が、申請を進めている途中で変更されることがあった
- 打合せの延期やスケジュール変更があっても、その情報が届いてこないことがあった
- 予定通り図面が届かず、今日予定していた仕事に着手できないことが多々あった
- 導入後の
効果 -
- 「この図面はまだ変更されるかもしれない」という不安を抱えることがなくなった
- 明確な基準を持って差し戻しがしやすくなり他部署との連携もスムーズになった
- 申請や作業のし直しが全くなくなり1プロジェクトあたり約6時間の削減を実現できた
正確性が何よりも求められる設計監理の現場において、
BOXJOBの導入により「1プロジェクトあたり6時間」という大幅な業務時間削減を実現した事例をご紹介します。
新卒メンバーやパートスタッフを含めたチームで、いかにして業務効率化と品質の均一化を達成したのか、設計監理課主任にお話を伺いました。
今回、インタビューに応じてくださった設計監理主任の後藤さん。 「1プロジェクトあたり6時間」という大幅な業務時間削減を実現されました（インタビュー当時）
―― 現在のお仕事内容と、チーム構成について教えてください。
私は設計監理部の監理課に所属しています。ここは設計課がお客様と打ち合わせをして決定した間取りに対し、
法令上の問題がないかの確認や、積算、発注書の作成、確認申請の提出、構造計算などを行う部署です。
現場で家を建てるためには、ここでの確認に一つでも漏れがあると「家が建てられない」という事態になりかねないため、
ミスなく確実にやり切ることが求められる、非常に神経を使う業務です。
チーム構成としては、現在社員スタッフが3名（プラス育休中1名）、パートタイムの方が3名の、私を含めて合計8名の部署となっています。
―― BOXJOB導入前は、どのような課題やエラーが起きていましたか？
一番困っていたのは、設計課から「これで決まりました」と渡されたはずの図面が、申請を進めている途中で変更されてしまうことでした。
建築確認が降りた後に図面の変更が必要になったり、メインの変更以外にも微調整が入っていたりすると、
結局どこが変わったのかを隅から隅まで1から10まで全て再チェックしなければなりません。
この「本当にこれで合っているのか？」という確認の往復や手戻りが非常に手間で、大きな課題でした。
―― 導入によって、その課題はどのように解消されましたか？
BOXJOBには「ボックス（工程）」という概念があり、前の工程（設計課の作業）が承認・完了しないと、次の工程（私たちの作業）に移ってこない仕組みになっています。
そのため、「この図面はまだ変更されるかもしれない」という不安を抱えることなく、「この図面で進めて間違いない」という確信を持って業務に着手できるようになりました。
以前は「本当にこれでいいの？」と何度も念押し確認をしていましたが、今はそれがほとんどなくなっています。
また、不明瞭な点があれば、BOXJOB内のチェックシートに基づいて「確認しているはずなのでやり直してください」と、
明確な基準を持って差し戻しがしやすくなり、他部署とのやり取りもスムーズになりました。
―― 業務時間や手間の削減効果はどれくらいありましたか？
後藤さんは普段、在宅ワークを行いながら自身の担当業務を行いメンバーの業務管理も行なっています
最悪のパターンとして発生していた「申請のやり直し」や「作業のし直し」が全くなくなったことを考えると、
1プロジェクトあたり約6時間の削減ができていると思います。
1プロジェクトで約1日分の仕事が減らせた計算になるので、相当な短縮効果を感じています。
業務効率が上がり、今やるべきことがダッシュボードで一目瞭然になったことで、スタッフの優先順位付けも容易になり、モチベーション維持にもつながっています。
―― 進捗管理やスケジュール把握の面での変化はありましたか？
以前はスケジュール管理ツールだけを使っていたため、例えばお客様の体調不良などで打ち合わせが延期になった際、
その情報が私たちまで回ってこず、「予定通り仕事ができると思っていたのに回ってこない」という事態が起きていました。
BOXJOB導入後は、「打合せ日」というボックスが通過しないと自分たちの仕事が始まらないため、
仕事が来ていない＝スケジュールがずれている、とすぐに気付けるようになりました。
プロジェクトの現在地（どのボックスにあるか）が見えるため、状況把握が非常に容易になりました。
―― 人材育成や教育の面ではどのように活用されていますか？
新卒や若手スタッフの育成管理もBOXJOB上で行っています。
「今月どういう課題をやるべきか」「何を習得したか」が可視化されるため、指導がしやすくなりました。
また、具体的な業務フィードバックの際も、BOXJOBのチェックシートに紐づけた「教科書（マニュアル）」や「動画」を活用しています。
理解不足によるミスがあった場合、「教科書のここをもう一度読んで」「動画を確認して」と誘導することで、
口頭で教えるよりも確実で、誰が指導しても同じ質で業務ができるようになりました。
これにより、業務の属人化を防ぎ、品質を一定に保つことができています。
―― 導入を検討されている方へメッセージをお願いします。
導入時に一番大変だったのは、業務内容を言語化し、テキストや動画に落とし込む作業でした。
「自分はわかるけれど、他の人は違う解釈をしてしまう」という曖昧さをなくし、誰もが共通認識を持てる言葉にする作業は苦労しました。
しかし、この「教科書」や「動画」の整備を若手スタッフと一緒に進めたことで、彼らの業務理解度が深まり、結果としてスタッフの教育にもつながりました。
膨大な量のマニュアル作成は途方もない作業に思えるかもしれませんが、地道に取り組めば、
スタッフの技術向上とサービス品質の向上に確実につながります。ぜひ頑張って取り組んでいただきたいです。
