リノベーション事業の業績も右肩上がり？ 無駄な心配ゼロに。タスク管理と除外タグ設定の秘密

企業様名

アイニコグループ株式会社様

従業員規模

13名（リノベ事業部）

今回は、リノベーション事業部で部長を務める和田さんにインタビューをしました。

BOXJOB導入後、現場のタスク管理や業務がどのように変わったのか、詳しくお話を伺っています。

ー現在の部門の業務内容や組織の人数構成を教えていただけますか？

リフォームや水回りの工事、大規模な間取り変更を伴うリノベーションなどの業務を行っています。

組織としては、管理者の私を含め、営業3名、プランナー2名、施工管理1名、検査スタッフ1名、サポートメンバー1名、CADオペレーター（パート1名、業務委託1名）という構成で、複数の職種が連携してプロジェクトを動かしています。（インタビュー当時）

ーBOXJOBを導入する前、組織で起こっていた課題や解決したいと思っていたことは何ですか？

月に20件近くの反響があり、常時30〜50のプロジェクトが動いている状態でした。導入前はタスク管理が非常に属人的で、人によってやり方がバラバラでした。

業務をやったかどうかも深くヒアリングしに行かないと見えず、確認漏れによるエラーも発生していました。

また、多数の案件を抱えるメンバーも人間なのでタスクを忘れてしまうことがありましたが、それを指摘するとモチベーションが下がってしまうという課題もありました。

ーBOXJOBを導入したことで一番改善できた点や、実現できた状況について教えてください。

一番大きいのは、スタートからゴールまでのタスクが見える化され、自分のスケジュールに落とし込めるようになったことです。

「忘れてもいい」というのが非常に大きく、BOXJOBがやるべきことを教えてくれるため、

休日にお風呂に入っている時や寝る前に仕事の心配をするようなストレスが劇的に軽減されました。

管理者としても、いつまでに何をすべきか、事前準備やお客様とのアポイント状況が随時確認できるため、管理が非常にやりやすくなりました。

ータスクは細かく区切られているのでしょうか？「除外タグ」機能はどのように活用されていますか？

はい、例えば設計業務が必要なテンプレートだと70以上のボックスがあり、タスクをかなり細かく分けています。

リノベーションは案件ごとに条件が異なるため、マンションか戸建てか、特定の工事があるか無いかによって必要なタスクが変わります。

そこで「除外タグ」を細かく設定し、案件に合わせて不要なタスクを減らせるようにしています。

導入前は私の頭の中で管理していた属人的な知識でしたが、それがシステムに蓄積され、誰もが分かりやすい仕組みになりました。

ー資料の受け渡しにおけるエラーなどは解消されましたか？

以前は、営業や施工管理が渡したつもりの図面と、現場の大工さんが持っている図面が全く違っていて、

危うくお客様と合意していない形で施工が進みそうになるなど、恐ろしいエラーが起きることもありました。

今はBOXJOB上でGoogleドライブのリンクを共有し、議事録や図面などの資料を蓄積しています。

決定した資料や不要な資料をシステム上で設定できるため、全員が同じ最新の資料を確認できるようになり、

受け渡しのミスや不安が解消されました。さらに、社内打ち合わせ自体もタスク化しているため、認識のズレも防げています。

ーシステム導入による業績への影響や、新人教育への活用について教えてください。

業績について、前期の通期で50%強だった数字が、今期上半期で58%程度まで上がりました。

システムによって事前準備がしっかりでき、お客様が求めている情報や気づいていない情報を的確に提案できるようになったことが影響していると思います。

また、新人教育の面でも、タスク内にやり方の動画やマニュアル（教科書）を添付できるため、教育時間が大幅に短縮されました。

わからないことがあればシステムを見れば進められるようになり、入社3年目の若手営業社員が主任クラスの売上を上げるなど、非常に良い影響が出ています。

ー最後に、システムの導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。

費用対効果を懸念される企業様も多いと思いますが、反響の多いリフォーム会社やリノベーション主体の会社において、

管理者が一番管理したいポイントやタイミングをBOXJOBでしっかり管理できるようになります。エラーも起こりにくくなり、お客様に本当に良いものをご提供できるようになるはずです。

教育や管理の面で悩まれている会社様には、ぜひ導入して改善に役立てていただきたいですね。