- 企業様名
- アイニコグループ株式会社様
- 従業員規模
- 10名（設計課）
- 導入前の
課題 -
- 担当者への進捗確認作業に多くの時間を要した。
- 予定変更が担当者に留まり、共有漏れがあった。
- 既存ツールではタスクの抜け漏れがあった。
- 導入後の
効果 -
- 進捗が一目でわかり、管理時間が約1/3に短縮。
- スタッフ間で声を掛け合うようになり主体性向上。
- タスク漏れが減り、予定変更も自動で共有可能に。
今回は、BOXJOBを活用して「管理時間を1/3に短縮し、8名のメンバーをマネジメントしながら年間100棟のプロジェクトを回す」という成果を出された、
アイニコグループ株式会社の設計管理部設計課主任の出石さんにお話を伺いました。
ー今担当されていらっしゃる業務の詳細や、管理されている組織のメンバーの人数を教えてください。
出石さん： 私は住宅の設計として、お客様と直接打ち合わせをしてプランや図面、見積もりを作成する業務を行っています。
それに加えて、部下の管理といったマネジメント業務も担当しています。
現在、私を除いて8名のメンバーを管理しています。1人あたり平均して2〜3件、多い人で4〜5件のプロジェクトを同時に進行しており、全体で年間約100棟を担当しています。
1人あたり10〜10数棟を持つことになるため、工務店としては管理数が非常に多い環境です。
ー以前の管理方法はどのようなものでしたか？
出石さん： 部下や自分の物件の進捗管理は、主にチャットやスケジュールアプリを活用していました。
今どういう進捗なのかを自分から聞きに行ったり、部下と他の担当者のやり取りを確認したりして、自ら状況を掴みに行くような管理になっていました。
各案件がどの段階にあるのかを確認するために、色々と調べたり聞いたりする作業がどうしても必要だったんです。
ーBOXJOBを導入する前と後で、管理時間は変わりましたか？
出石さん： 大幅に変わり、体感として管理時間は1/3くらいに短縮されました。
BOXJOBのシステムがあれば、ダッシュボード画面を開くだけで各案件がどの段階にあるのかがひと目でわかるようになります。
わざわざ「あれどうなってる？」と聞いて回る必要がなくなり、「今日期限だよ」といったポジティブな声かけができるようになりました。
毎年部下の人数が増えていく中で、このシステムがなければ管理しきれなかったと思います。
ーシステムを導入したことで、メンバーの反応やシステムへの評価はどうですか？
出石さん： 私個人として強く感じているのは、部下の「主体性」が出てきたということです。
これまで仕事の管理は上司の仕事というイメージがありましたが、システムで同じ画面を共有できるようになったことで、
私が言わなくてもスタッフ同士で「今日期限だよ」「アラートが出ているよ」と声を掛け合うようになりました。
私が確認しなくても、「これ詰まってるけど大丈夫？」「忘れてるよ」と自ら確認してくれるようになり、自分たちで管理し合える関係性になりました。
ー設計業務で難しい部分や、それをBOXJOBでどう乗り越えられるか教えていただけますか？
出石さん： 設計はお客様と直接打ち合わせをするため、提案した間取りがはまらなかったり、途中で変更が起きたりと、予定通り進まないことが多いのが難しいところです。
お客様の都合で打ち合わせ日が変わることもありますが、これまでは担当者しかその変更を把握しておらず、関係部署には予定通り進んでいると思われてしまうケースがありました。
しかし、BOXJOBを使えば、日付の変更をすると他の関連する予定も紐づいてずれてくれるため、関係部署もスケジュールの変更を共有できるようになりました。
ひと目見れば状況がわかる状態になることは、精神衛生的にも非常に良いと感じています。
ー新しいシステムを導入した際、現場で戸惑いなどはありましたか？
出石さん： 以前はスプレッドシートを使っており、そちらに慣れていたため、移行時はどうしても馴染めないという声がありました。
スプレッドシートは融通が利く分、チェックを飛ばしてしまったり、後回しにしたりすることができたんです。
しかしBOXJOBでは、期限をしっかり設定し、確実にやっていかないと終わらない（ごまかしがきかない）仕組みになっているため、最初は抵抗を感じる若手もいました。
それでも、実際に業務を進める上で必要なことだと、今ではみんなが腹落ちしてくれています。
やるべきことが明確になったことで、みんなも業務を進めやすくなったと思います。
ーBOXJOBの導入を検討している方や、マネジメントに悩んでいる方へメッセージをお願いします。
出石さん： 私自身も最初は以前のやり方からの移行に少し時間がかかりましたが、今思い返すと、BOXJOBがなければ部下の管理はできないと強く思います。
一人ひとりの進捗を直接確認して回るのは時間を使い、お互いに疲弊してしまいます。一覧でパッと状況が把握できれば、余計な声かけが減り、
その分の時間をより良いフィードバックや関わりに充てることができます。
人数が増えていく部署や会社には不可欠なシステムだと思います。自分が触るだけでなく、部下と一緒に使ってシステムを育てていく感覚で使うと、より当事者意識や主体性が出てくると思います。
騙されたと思って、ぜひ触ってみてください。
